No ambiente organizacional, as reuniões são parte crucial da rotina.
Todos sabemos que grande parte das reuniões de trabalho poderiam ter sido resumidas no envio de um email. Mas, as reuniões justificadas nem sempre são produtivas e muitas vezes resultam em perda de tempo por falta de clareza.
Sabemos que somos bons profissionais, também, quando nos distinguimos pela capacidade de transformarmos discussões em momentos de verdadeiro progresso, e um dos segredos para este sucesso é a compreensão da dinâmica de grupo.
Sugerimos 6 atitudes que ajudam a liderar reuniões e obter os melhores resultados.
Leia o ambiente antes de falar. Desenvolva a sua capacidade de observar antes de contribuir. Analise a energia do grupo, identifique quem domina a discussão, quem está mais reservado e perceba possíveis tensões não verbalizadas. Ao “ler o ambiente”, pode, mais facilmente, ajustar o seu tom e conteúdo para garantir que uma intervenção relevante e eficaz, com impacto e sem gerar resistência. Ao observar antes a falar, consegue compreender o estado emocional e cognitivo dos participantes e, assim, moldar a conversa para um terreno mais fértil para decisões concretas.
Desenvolva o poder do silêncio. O silêncio pode ser uma ferramenta poderosa nas discussões, mas é frequentemente subestimado. Compreenda que nem todas as intervenções precisam ser imediatas ou verbais. Ao criar pausas estratégicas, demonstra confiança e permite que o grupo processe a informação de forma mais profunda.
Identifique e aproveite os diferentes papéis no grupo. Em qualquer grupo, os indivíduos assumem, consciente ou inconscientemente, diferentes papéis. Alguns tendem a ser líderes, outros mais analíticos, alguns pacificadores, e outros ainda são catalisadores de novas ideias.
Por exemplo, o grupo sabe quando um líder formal precisa de ser apoiado ou quando um colega mais silencioso pode ter uma perspetiva crucial que não está a ser ouvida. Facilite a troca de ideias entre os membros, garanta que cada um contribui da forma que melhor se adapta ao seu perfil, incentivando a criatividade e a resolução de problemas.
Crie um ambiente inclusivo e seguro A produtividade de uma reunião depende não apenas das ideias apresentadas, mas também da forma como as pessoas se sentem enquanto participam. Crie um ambiente inclusivo, onde todos os participantes sentem que as suas opiniões são válidas e respeitadas.
Em suma, destaque-se pela sua capacidade de compreender e gerir as dinâmicas de grupo. Transforme reuniões em oportunidades de colaboração real e tomada de decisão eficazes. Seja ao ler o ambiente, utilizar o silêncio, reconhecer os papéis dos participantes ou criar um ambiente inclusivo, estas práticas podem ser aprendidas e implementadas por qualquer pessoa que deseje melhorar a eficácia das suas reuniões.
Incentive uma cultura de respeito e abertura para garantir que todas as ideias, ousadas ou incomuns, têm espaço para serem discutidas.
O ambiente de segurança psicológica leva a uma maior colaboração, uma vez que os participantes sentem-se mais à vontade para partilhar insights que, de outra forma, poderiam ser retidos.
Deixar um momento de reflexão após uma pergunta ou uma proposta pode incentivar uma maior profundidade nas respostas e abrir espaço para que os elementos mais introvertidos contribuam.