Já desesperou ao precisar urgentemente de um documento que não encontrou? Olhou para os documentos espalhados por gavetas e a sua estratégia foi adiar e dizer “…tenho que…”? Então, este artigo é, definitivamente, para si! Aprenda a organizar documentos.
Sabemos que gerir e organizar documentos pessoais é aquela tarefa que (quase) todos adiamos, mas é essencial para garantir tranquilidade no dia-a-dia. Sabe porquê? Porque manter tudo organizado evita problemas futuros e facilita a tomada de decisões simples.
Neste artigo, vamos “levantar a ponta do véu” sobre algumas estratégias práticas, mas, se mesmo assim não se animar a ir fazer a tão “mal-amada” tarefa, lembre-se das vantagens de contar com nossa assistência profissional para esta gestão.
Comecemos pela Organização de Documentos
Crie um sistema de arquivo eficiente: Utilize pastas físicas e digitais bem organizadas, categorize os documentos por tipo (contratos, seguros, impostos, etc.) e coloque uma data de validade. Se puder, opte por etiquetas claras e separadores para facilitar a localização.
Reveja regularmente os documentos: Estabeleça uma rotina trimestral ou semestral para verificar se os seus contratos e seguros estão atualizados e, muito importante, se ainda respondem às suas atuais necessidades.
Digitalize e faça backups: Utilize scanners ou aplicações móveis para digitalizar documentos essenciais e armazene-os em serviços de armazenamento na nuvem, como a Google Drive, OneDrive ou Dropbox.
Crie cópias de segurança externas, como num disco externo ou flash drive encriptada. Para além da organização básica, pode ainda optar por utilizar plataformas digitais seguras para armazenar e gerir os seus documentos.
Agende lembretes para renovações: Utilize um calendário digital para configurar alertas de prazos de pagamento, renovações contratuais e revisões financeiras.
Junte os documentos mais importantes: Guarde uma pasta física e uma digital com cópias de documentos essenciais, como o seu cartão de cidadão, o passaporte, testamentos, escritura da casa e contratos de trabalho, para fácil acesso em caso de necessidade.
Crie uma lista de credenciais e acessos: Para gerir documentos e contas online, mantenha um registo seguro (com um gestor de senhas) dos seus acessos a portais bancários, seguros e serviços administrativos.
Acredite, a memória “prega partidas” a todos.
Se não consegue sozinho, lembre-se das Vantagens de Ter uma Assistente Pessoal
Organizar documentos do dia-a- dia pode ser uma tarefa morosa e complexa. Contar com apoio especializado para organizar documentos e gerir processos administrativos pode fazer toda a diferença. Benefícios não faltam:
Mais tarefas completas e menos stress – Tenha uma profissional da MBontime a acompanhar os seus prazos e obrigações e evite esquecimentos e falhas.
Melhor aproveitamento do tempo – Delegue-nos estas tarefas e liberte o seu tempo para o que mais gosta, seja na sua vida profissional ou pessoal.
Confidencialidade e segurança – A assistente Pessoal da MBontime garante que os seus documentos estão protegidos e bem geridos.
A organização de documentos pessoais não precisa ser uma dor de cabeça. Se procura um serviço de assistência confiável e personalizado, a MBontime está à sua disposição para ajudar.
Seja ousado e confiante! Deite fora todos os papéis que já não fazem sentido na sua vida. Liberte-se do saudosismo e construa novas memórias!
Se não domina as tecnologias, coloque um recado para si mesmo num local por onde passe atento todos os dias.
