Assistente Virtual | Assistente presencial

Aprenda a maximizar as tarefas para obter mais e melhores resultados, práticos e financeiros.

O que é e como uma Assistentes Virtual faz a empresa a crescer

Todos nós desejamos maximizar as nossas tarefas para obtermos mais e melhores resultados, práticos e financeiros.

Seja um Particular, Empresário ou Trabalhador Independente, hoje vamos ajudar a perceber a importância de ter uma Assistente Virtual como parceira fundamental do seu negócio.

Sabemos que apesar de dominar muitas tecnologias atuais, apesar de ser autónomo e apesar da sua organização meticulosa, ficam muitas tarefas acumuladas, muitas ideias não chegam a ver a luz do dia e a sua disponibilidade e energia não dão para mais.

De uma forma simplificada, as assistentes virtuais dão todo o apoio administrativo à sua empresa, à distância. O que não significa, por não estar presente, que não pode sentir os efeitos da sua presença, ou, ter uma relação profissional de proximidade.

A Assistente Virtual traz muitas vantagens financeiras e de Recursos Humanos ao seu negócio:

1 – A sua Assistente Virtual cuida de todas as tarefas administrativas e é focada apenas em soluções, nomeadamente encontra soluções externas para problemáticas decorrentes da sua atividade.

2 – Enquanto trabalhadora independente, a sua Assistente Virtual dispensa os custos fixos que os trabalhadores de escritório implicam, em material de escritório, equipamentos da empresa, aluguer de salas de reuniões e, muitas vezes, até já dispõem de programas específicos para processamento de salário, faturação, etc.

3 – A escassez de mão de obra qualificada na área local da empresa pode ser compensada pela sua Assistente Virtual.

4 – A sua Assistente Virtual pode ser contratada à hora ou por projeto e as tarefas são executadas com o mesmo profissionalismo, eficiência, zelo e ética.

Aumente a produtividade com a sua Assistente Virtual

Além da eficiência de custos, a contratação de uma Assistente Virtual também aumenta a produtividade da empresa. Veja como:

A sua Assistente Virtual é mão-de-obra qualificada e, por isso, não carece de um período de integração para se familiarizar com os processos internos da sua empresa, o que poupa tempo de formação e integração na empresa.

Deve delegar as tarefas rotineiras e repetitivas à sua Assistente Virtual, porque o tempo é um luxo e não deve desperdiçá-lo com elas. Pode delegar na sua Assistente Virtual as tarefas administrativas mais morosas e entediantes para si (mas, ainda assim, críticas) e concentrar-se no que faz de melhor, que é traçar estratégias e tomar decisões para fazer a sua empresa crescer.

Ao contratar a sua Assistência Virtual de outro fuso horário – como de um Continente diferente, por exemplo – pode estender o horário comercial além do horário da concorrência. A base de clientes fiéis da sua empresa certamente apreciará o apoio 24 horas por dia, além de que pode oferecer produtos e serviços a clientes em fusos horários diferentes.

As pequenas empresas são suscetíveis a flutuações sazonais. Alguns meses podem trazer números recordes – outros, nem tanto. A sua Assistente Virtual facilmente se adapta às necessidades do seu negócio e às flutuações sazonais inerentes.

Que tipos de Assistentes Virtuais estão disponíveis no mercado?

É provável que haja uma Assistente Virtual para qualquer nicho sob o sol. Aqui estão alguns dos mais comuns:

Assistentes Virtuais Administrativas – Como o nome sugere, são responsáveis pelo trabalho administrativo, como tratamento de emails e outras formas de comunicação, gestão de documentação, agendamento e gestão de compromissos, apoio a departamentos e muitas soluções para a sua empresa.

Assistentes Virtuais Pessoais – Assistentes virtuais pessoais geralmente trabalham para um particular e realizam tarefas inerentes à vida pessoal do Cliente.

Assistentes Virtuais Executivas – São habitualmente contratadas por executivos de empresas e apoiam e participam na tomada de decisões e elaboração de estratégias.

Assistentes Virtuais de Contabilidade – São responsáveis por manter os livros da empresa em ordem. Frequentemente, trabalham em estreita colaboração com a equipa interna de contabilidade ou financeira, mas também podem trabalhar de forma independente.

Assistentes Virtuais de comércio eletrónico – Devido ao boom das compras online, são responsáveis pela organização das listas de produtos e pela gestão das lojas online dos seus clientes

Assistentes de Atendimento ao Cliente – trabalham em colaboração com as anteriores e acolhem as preocupações dos clientes por e-mail, chat ou telefone.

Hoje em dia, as redes sociais tornaram-se importantes, às vezes até centrais para a gestão dos negócios. A sua Assistente Virtual pode ajudá-lo a estabelecer uma boa presença online e a relacionar-se melhor com o seu público.

Assistentes Virtuais de Desenvolvimento Web – São especialistas em criar, projetar e manter um site. Ter um site eficiente pode agilizar transações e processos, bem como atrair novos leads, que se espera venham a converter-se em clientes mais tarde.

Siga com atenção os nossos artigos. Em breve vamos ensinar passos essenciais para a adaptação ao trabalho com a sua Assistente Virtual.

A assistência virtual já existe há muitos anos, mas tem vindo a ganhar popularidade, especialmente com os avanços tecnológicos mundiais e a pandemia mundial, que veio forçar muitos trabalhadores a desempenharem as tarefas a partir de casa e, assim, esta forma de trabalho tornou-se mais proeminente.

DICAS: 

Comunicação – Dê instruções claras à sua Assistente Virtual. Realize reuniões diárias.

Diferentes fusos horário – Defina o seu horário de trabalho preferido com a sua Assistente Virtual desde o início.

Confiança – A assistente Virtual tem ferramentas de controle de tempo que regulam o número de horas trabalhadas. facilitando o controle do tempo a pagar por hora.

Gestão de projetos – Informe a sua Assistente Virtual que tarefas priorizar.

Segurança de dados – Os seus computadores de trabalho devem ter sistemas de segurança O uso de wi-fi público, especialmente ao aceder a dados confidenciais da empresa, deve ser proibido.

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